Cách quản lý công nợ khách bằng Excel hợp lý
Quản lý công nợ khách bằng Excel là một trong những phương pháp theo dõi công nợ hiệu quả cao cho cửa hàng nhỏ và vừa. Để biết thêm về quản lý này, hãy cùng theo dõi bào viết dưới đây.
Quản lý như thế nào? Gồm những điều gì?
Là theo dõi và nắm tình hình công nợ khách hàng bằng file dữ liệu Excel. Bạn sẽ nhận thông tin trên file và chủ cửa hàng từ đó có thể quản lý công nợ chi tiết và nhanh chóng. Theo dõi công nợ trên Excel như:
- Phải thu khách hàng: Phát sinh khi cửa hàng bán hang hóa hay có dịch vụ cho khách hàng. Nếu họ chịu mua, khoản tiền này sẽ ghi vào công nợ cần thu khách.
- Phải trả nhà cung: Phát sinh khi cửa hàng nhập nguồn sản phẩm từ nhà cung. Khoản tiền này được thanh toán ngay thì được ghi vào công nợ trả nhà cung.
Những điều cần có trong file Excel
Để theo dõi một cách hiểu quả nhất, bạn cần nhập thông tin đầy đủ và chi tiết nhất. Hãy cũng chúng tôi tham khảo thông tin cần thiết có trong file quản lý công nợ để hiểu quả nhất.
- Thông tin về khách/nhà cung: Tên, số điện thoại, mã khách/ nhà cung.
- Về công nợ phải trả: Nội dung, thời gian định kỳ, phải trả tăng/ giảm, trả cuối kỳ, ghi chú (nếu có), tên người thực hiện.
- Về công nợ phải thu: Nội dung, thời gian định kỳ, phải trả tăng/ giảm, trả cuối kỳ,ghi chú (nếu có), tên người thực hiện.
3 bước tạo file quản lý công nợ
Với quản lý công nợ trên Excel phương pháp này miễn phí hoàn toàn. Bạn dễ theo dõi công nợ phải thu/ trả chi tiết nhất. Từ đó có được những quyết định chính xác và hiệu quả. Ngoài ra, cách theo dõi cũng đơn giản và giúp chủ cửa hàng thuận tiện việc quản lý.
3 bước tạo file quản lý công nợ bằng Excel
- Mở phần mềm Excel và tạo file mới
- Nhận cột STT, tên khách/nhà cung, mã khách/nhà cung, nợ phát sinh, nợ đầu/cuối kỳ.
- Nhập đầy đủ thông tin tưởng ứng vào tốt.
Khuyết điểm của quản lý công nợ trên Excel
Tuy được tin dụng nhưng vẫn còn khá nhiều hạn chế. Đặc biệt hiện nay các phần mềm bán hàng có tính năng này ra đời thì file Excel đã xuất hiện nhiều khuyết điểm so với phần mềm.
- Không quản được lượng thông tin lớn: cửa hàng có khối lượng dữ liệu lớn, Excel gặp nhiều khó khăn để quan lý và tình trạng xử lý dữ liệu chậm. Điều đó dẫn đến nhiều thiếu sót và gây ra nhiều vấn đề cho người dùng.
- Không thống nhất theo dõi thông tin: Dữ liệu không được lưu trên 1 file duy nhất mà phải lưu trong nhiều file khác nhau. Như vậy thông tin không thể theo dõi đồng nhất với hệ thongoss khiến người dùng gặp khó khăn khi kiểm soát công nợ.
- Độ bảo mật không cao: So với phần mềm bán hàng, quản lý công nợ thu công bằng Excel là khuyết điểm khá lớn do độ bảo mật không cao. Nó không có hệ thống bảo mật cao cũng như dễ thất lac. Nên việc quản lý bằng file Excel không phì hợp với kinh doanh lớn.
- Khó thao tác với người ít biết về công nghệ: Đối với chủ kinh doanh không sự hiểu biết nhiều về công nghệ, rất khó sử dụng và tính toán hay xem báo cáo công nợ.
Khác với Excel
Phần mềm có giao diện thân thiện và dễ thao tác với người dùng. Giúp người dung không gặp khó khăn khi sử dụng. Khi quản lý bằng phần mềm, các dữ liệu được lưu trữ trên 1 hệ thống nhất định. Từ đó việc theo dõi sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn.
Bên cạnh đó, phần mềm có khả năng xử lý khối lượng thông tin lớn. Với độ tính chính xác và hiệu quả cao.
Bài viết ở trên mong sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách quản lý công nợ trên Excel. Cũng như thao tác theo dõi nhanh chóng, đơn giản. Tuy thế đễ sử dụng dễ và hiệu quả cao, phần mềm có tính năng quản lý. Là sự lựa chon tốt hơn danh cho nhiều người dùng.