Quy trình tổ chức sự kiện

Ngày nay, việc tổ chức các sự kiện đã quá quen thuộc với các công ty, doanh nghiệp trở thành công cụ quan trọng trong chuỗi hoạt động PR sản phẩm hay dịch vụ của công ty mình. Thực tế, các hoạt động hỗ trợ phát triển thương hiệu thường xuyên được sử dụng ở Việt Nam như: quảng cáo và tổ chức sự kiện, PR, nghiên cứu thị trường, e- marketing.

Có rất nhiều loại sự kiện, mỗi loại có những mục địch, vai trò khác nhau. Tuy nhiên, với bất kỳ một loại hình sự kiện nào để thành công đều phải tuân thủ theo một quy trình tổ chức sự kiện và có những cách thức thực hiện nhất định.

1/ Hình thành chủ đề cho sự kiện sắp tổ chức

Ngày nay các sự kiện thường xuyên được tổ chức ngày càng nhiều

Thông thường, chủ đề của sự kiện được tổ chức sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng, chẳng hạn như “tổ chức giới thiệu sản phẩm mới” với mục tiêu thúc đẩy hoạt động bán hàng, quảng bá hình ảnh của sản phẩm và thương hiệu công ty

Vì thế, việc hiểu và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng là điều quan trọng, bởi đây là tiêu chí tạo nên thành công cho bạn, cho công ty hoặc cho trang web giới thiệu công ty của bạn. Tổ chức chương trình, sự kiện sẽ thành công nếu bạn đáp ứng đủ nhu cầu và yêu cầu của khách hàng.

2/ Viết nội dung chương trình

Nội dung chương trình của một sự kiện đóng vai trò quan trọng

Nội dung chương trình của một sự kiện cần đáp ứng đủ 3 tiêu chí “đúng – đủ – độc”.

– Đúng: Thực hiện đúng các yêu cầu của khách hàng, đúng mục tiêu, đúng đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp đưa ra.

– Đủ: Đảm bảo đủ tất cả các phần của một buổi sự kiện chuyên nghiệp, từ mục tiêu, đối tượng, thời gian tổ chức, địa điểm đến nội dung chương trình. Bất cứ mảng nào bị thiếu cũng dẫn đến sai sót và gây mất điểm trong lòng khách hàng.

– Độc: Yếu tố này thường thu hút khách hàng nhiều nhất, quyết định số lượng người đến tham dự. Độc ở đây là ý tưởng sáng tạo độc đáo, không bị trùng lặp với bất cứ chương trình nào. Làm sao để tạo sự hấp dẫn, lôi cuốn với khách hàng (người tham dự), giống như việc bạn thiết kếweb giới thiệu công ty sao cho lạ mắt, thu hút người xem.

>> Xem thêm: https://mona.media/thiet-ke-website-gioi-thieu-doanh-nghiep/

3/ Hoạch định công việc

Phân chia công việc cụ thể cho từng người

Hoạch định công việc có nghĩa là bạn sẽ lên danh sách những nhiệm vụ, công việc cần làm, thời gian, chi phí dự trù và người tham gia thực hiện (thường là những người quản lý).

Công việc này yêu cầu người thực hiện phải có kinh nghiệm, bởi ngoài việc phân công đúng người đúng việc, còn phải chia hợp lý thời gian cho từng hạng mục, đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.

4/ Thực hiện kế hoạch

Thực hiện kế hoạch theo đúng thời gian và nhiệm vụ đã phân công

Là lúc tất cả các bộ phận đều chung tay chung sức thực hiện mọi công việc mà mình được phân công, dưới sự hướng dẫn và giám sát của người quản lý.

5/ Tổ chức và theo dõi sự kiện

Tiến hành tổ chức sự kiện

Đây là khâu vô cùng quan trọng, phải đảm bảo thực hiện đúng tiến độ của công việc đã được lên lịch trước đó, bao gồm cả việc chạy thử ít nhất 1h đồ hồ. Bạn có thể hình dung như việc: bản thân mình nhận thiết kế web doanh nghiệp cho một đơn vị nào đó và thời gian họ yêu cầu là 3 ngày, sau 3 ngày bạn phải bàn giao một website hoàn thiện cho doanh nghiệp đó.

Khi sự kiện bắt đầu, người quản lý chương trình phải có mặt để nắm bắt tốt, hiểu rõ tất cả các công việc của nhân viên do mình quản lý, kịp thời giải quyết mọi vấn đề phát sinh.

6/ Kết thúc sự kiện và thu dọn

Thu dọn đồ đạc sau khi sự kiện kết thúc

Sau khi sự kiện kết thúc, các bộ phận nhanh chóng thu dọn đồ đạc, kiểm tra lại dụng cụ và phương tiện, thanh toán hợp đồng, cũng như đảm bảo vệ sinh nơi tổ chức sự kiện sạch sẽ, nhằm giữ văn hóa cho doanh nghiệp của mình.

7/ Tổng kết và rút kinh nghiệm

Sau khi buổi tổ chức sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận trong từng khâu sẽ viết báo cáo ghi chép lại những ưu điểm và nhược điểm, từ đó rút ra kinh nghiệm cho những buổi tổ chức sự kiện sau này.

Trên đây là một số quy trình cơ bản để tổ chức một buổi sự kiện chuyên nghiệp. Nếu có thắc mắc gì hay muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói – hoặc cần thiết kế web giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm, … hãy liên hệ với chúng tôi, cam kết mang tới chất lượng dịch vụ tốt nhất.